Τα μέλη θα πρέπει να συμπληρώσουν την αίτηση ανάληψης εισφορών και μαζί να επισυνάψουν τα εξής:

1. Δελτίο κίνησης το οποίο εκδίδεται από το τμήμα προσωπικού του ξενοδοχείου.
2. Αντίγραφο πολιτικής ταυτότητας και από τις δύο όψεις (στις περιπτώσεις αλλοδαπών είναι απαραίτητο και το yellow slip).
3. Αντίγραφο λογαριασμού τράπεζας (IBAN).

Όταν οι αιτήσεις παραληφθούν θα περαστούν στο λογισμικό σύστημα και ταξινομούνται κατά μήνα αποχώρησης. Καμία αίτηση δεν πληρώνεται πριν να περάσουν 6 μήνες από την ημερομηνία αποχώρησης τους εκτός από:

1. Όσοι έχουν συμπληρώσει το 65ο έτος της ηλικίας τους
2. Όσοι έχουν συμπληρώσει το 63ο έτος της ηλικίας τους και λαμβάνουν θεσμοθετημένη σύνταξη από το Υπουργείο Εργασίας & Κοινωνικών Ασφαλίσεων (θα πρέπει να προσκομήσουν βεβαίωση ή αντίγραφο της επιστολής έγκρισης που έχουν λάβει).
3. Τα μέλη που σταματούν για λόγους υγείας/ανικανότητας στην εργασία.

Λίγο πριν την συμπλήρωση των 6 μηνών αποστέλλεται στα μέλη επιστολή με την οποία ζητούμε τα εξής προτού εξεταστεί η αίτηση τους:

1. Σε περίπτωση που είναι άνεργοι, αντίγραφο του δελτίου εγγραφής άνεργου από το Γραφείο Εργασίας το οποίο έχει εκδοθεί στο όνομα τους για εξεύρεση εργασίας με κατάσταση εγγραφής κανονικός άνεργος. Διευκρινίζουμε ότι πρέπει να είναι εκτός εργασίας για 6 συνεχόμενους μήνες από την ημερομηνία αποχώρησης από το ξενοδοχείο.
2. Αν απασχολούνται σε καινούριο εργοδότη, να αποστείλουν αναλυτική κατάσταση αποδοχών ασφαλισμένου κατά εργοδότη για το τρέχον έτος από το Επαρχιακό Τμήμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων.
3. Σε περίπτωση που λαμβάνουν επίδομα ασθένειας να προσκομίσουν βεβαίωση από τις Κοινωνικές Ασφαλίσεις.

Σύμφωνα με τη νομοθεσία, καμιά πληρωμή δεν μπορεί να γίνει εάν το μέλος εξακολουθεί να εργάζεται στην ξενοδοχειακή βιομηχανία.

Αφού παραληφθούν οι απαραίτητες βεβαιώσεις οι αιτήσεις περνούν από διαδικασία ελέγχου και έγκρισης.  Στην συνέχεια εκδίδονται οι επιταγές που αποτελούνται από το 90% των λογαριασμών Α και Β που δικαιούνται σύμφωνα με τις πρόνοιες του Καταστατικού. Για όσα μέλη έχουν υπόλοιπο δανείου αυτό αφαιρείται. Αφού υπογραφτούν οι επιταγές κατατίθενται στους τραπεζικούς λογαριασμούς του κάθε μέλους ξεχωριστά.

Αναφορικά με το υπόλοιπο 10% επανερχόμαστε, περίπου ύστερα από τρεις μήνες, μετά την οριστικοποίηση του χαρτοφυλακίου του μήνα που τα μέλη είχαν  καταστεί δικαιούχοι και είχε εκδοθεί η πρώτη τους επιταγή.  Οποιαδήποτε απόδοση προκύψει για την περίοδο του έτους, θα υπολογιστεί για όλο το ποσό και θα περιλαμβάνεται στην έκδοση της δεύτερης επιταγής.